Steeds meer mensen beseffen dat we ons eten beter lokaal kunnen inkopen omdat dit gezonder, duurzamer maar vooral ook lekkerder is. Zeker als men dit een keer heeft geproefd is de keuze vaak snel gemaakt. Regionaal inkopen klinkt logisch en eenvoudig. Echter blijkt dat in de praktijk niet altijd zo te zijn.
De belangrijkste oorzaak is dat de maatschappij er simpelweg nog niet op ingericht is. Daarbij is de supply chain van eten en drinken verre van transparant. Grote leveranciers beconcurreren elkaar en kleinere, lokale leveranciers kunnen daar vaak niet tegenop. Het draait namelijk om het volume dat de prijs bepaalt.
Lokale producten lijken vaak duurder dan producten die van ver komen die door de grote leveranciers worden aangeboden. Dit is echter niet de waarheid, maar het is minder makkelijk om dit aan te tonen dan je zou denken.
Daarnaast is het voor grotere bedrijven en organisaties de Europese regelgeving die roet in het eten gooit. Bedrijven en organisaties die volume nodig hebben zijn namelijk gebonden aan zeer strikte Europese (aanbestedings)regels die het hen bijna onmogelijk maken om lokaal in te kopen. The Food Directors hebben hiervoor sinds kort de oplossing.
In samenwerking met de Provincie Overijssel en Shared Service Centrum Ons, hebben wij een Dynamisch Aankoop Systeem, kortweg een DAS*, voor het lokaal inkopen van eten en drinken ontwikkeld. Hiermee kan aan alle regels voldaan worden om lokaal in te kopen en kunnen ook ‘kleine’ leveranciers meedoen.
In de praktijk komt het erop neer dat de Provincie als overheidsinstelling met dit DAS de touwtjes in eigen hand neemt en bij lokale leveranciers, boeren en makers in kan kopen. Zo kunnen ze voorzien in de behoefte van gezond, duurzaam en lekker eten en drinken voor al hun medewerkers.
Iedere leverancier kan zich inschrijven in het DAS, onderverdeeld in 11 categorieën, van zuivel tot warme of koude drank, van (gesneden) groente tot brood en kruidenierswaren. Na toelating kunnen zij reageren op de deel uitvragen binnen de categorieën door offertes te doen. De provincie bepaalt vervolgens zelf middels een eerlijk en transparant systeem van gunningscriteria wie de opdracht voor het leveren van de producten in de verschillende categorieën krijgt. Daarbij is prijs niet het belangrijkste. Hierbij wordt bijvoorbeeld ook gekeken naar een logistiek proces en wat je als bedrijf aan duurzaamheid doet.
De eerste uitvragen zijn begin 2023 gepubliceerd en de offertes zijn binnen. Na gunning van de opdrachten kan de Provincie de producten gaan bestellen bij de leveranciers die mogen leveren via het inkoop- en bestel systeem BEUKK van The Food Directors. BEUKK is een multitenant inkoopplatform waarmee door bedrijven en organisaties bij al hun (lokale) leveranciers ingekocht kan worden.
Een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) is een elektronisch platform dat wordt gebruikt om aanbestedingen te beheren en inkoopprocessen te vereenvoudigen. Het stelt organisaties in staat om continu leveranciers te werven voor bepaalde producten of diensten gedurende een bepaalde periode, zonder dat ze voor elke aankoop een afzonderlijke aanbesteding hoeven te starten.
In plaats daarvan wordt er een overeenkomst gesloten met meerdere leveranciers die voldoen aan de specificaties en kwaliteitseisen van de organisatie. Vervolgens kunnen de organisaties via het DAS offertes van de leveranciers opvragen en de opdrachten gunnen aan die leveranciers die de beste aanbieding hebben gedaan.
Een DAS is vooral nuttig wanneer er behoefte is aan regelmatige aankopen van dezelfde producten of diensten. Het kan tijd besparen en de administratieve last verminderen, waardoor organisaties zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten. The Food Directors hebben het DAS geïntegreerd in hun inkoopplatform om inzicht, overzicht en controle te bewerkstelligen en te combineren met inkoopgemak op een presenteerblaadje. Een unieke combinatie!
